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Eine mangelhafte Kommunikation ist der häufigste Grund für das Scheitern von Projekten oder einzelnen Teilschritten. Den Projektmanagern fehlt in vielen Fällen (und in vielen verschiedenen Ausprägungen) entweder die nötige Zeit, das nötige Rüstzeug oder schlicht das nötige Verständnis für die Bedeutung der Kommunikation für das Projekt.
Das hat das Portal cio.de thematisiert, unter Bezug auf die Studie „Kommunikation in Projekten“ der Münchner Kommunikationsberatung Cetacea. Daran nahmen 754 Projektmanager aus Deutschland mit einer Berufserfahrung von meist mehr als zehn Jahren teil. Als wichtigste Faktoren für das Gelingen eines Projekts nennt sie drei Faktoren: Den klar formulierten Projektauftrag, einen kompetenten Projektleiter sowie die Unterstützung des Top-Managements.
Davon unabhängig muss jedoch unbedingt auch die Häufigkeit und die Form des projektinternen Austausches festgelegt werden, anders gesagt: „Das alles hilft nichts, wenn die Teilnehmer nicht miteinander reden“. 85 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie die Kommunikation als sehr wichtig einstuften, weitere 12,6 Prozent als wichtig. Neben der Information der Mitarbeiter steht annähernd gleichberechtigt ihre Motivation. Immerhin erklärte mehr als die Hälfte der Teilnehmer (56 Prozent), eine der wichtigsten Aufgaben der Projektkommunikation sei das „Erzeugen von Commitment, Vertrauen und Akzeptanz“.
Dabei erweist sich häufig als besonders schwierig, bei aller Professionalität und der Wahrung von Distanz dennoch eine verbindliche persönliche Komponente zum Einsatz zu bringen (67 Prozent bezeichnen das Einbinden des „Human Factor“ als große Herausforderung). Schon die Aufgabe „klar, präzise und zielgruppengerecht mit den Teilnehmern zu reden“ betrachtet genau ein Viertel der Projektmanager als ein schwieriges Unterfangen. Dazu gehören, wie eingangs erwähnt, klare Regeln und ein Kommunikationsmanagement.
Fast drei Viertel der Befragten gaben an (72 Prozent), dass sie ihre Projektteilnehmer immer noch hauptsächlich per E-Mail informieren! Obwohl viele die Relevanz persönlicher projektinterner Meetings und Dokumentationen erkennen, setzen sie sie nur selten an, vermutlich aus Gründen der Zeitersparnis. Viele Projektmanager erleben den Austausch selbst als mangelhaft, verharren oft aber in der typischerweise nur von oben nach unten verlaufenden Kommunikation. Erneut zeigt sich die Notwendigkeit gemeinsam vereinbarter, konkreter Kommunikationsregeln (gesonderter Beitrag zu meinem persönlichen Ansatz).
Cetacea resümmiert, dass mehr als 80 Prozent der Teilnehmer die Kommunikations-Ressourcen (Zeit, Personal und Budget) in ihren Projekten für nicht ausreichend hält. Die Stichworte sind Mangel an Disziplin und an institutionalisierten Standards zum Austausch sowie neuerlich Überlastung. Die Manager besprächen mit ihren Mitarbeitern hauptsächlich Meilensteine, ansonsten verlaufe die Kommunikation „sporadisch, fallweise und ohne Ansehens unterschiedlicher Zielgruppen“, so die Studie. Dabei spielen auch bei Projektteilnehmer der Abbau von Ängsten und die Vermittlung einer Akzeptanz für Neues eine große Rolle.
Als typische Fehler in der Projektkommunikation gelten unter anderem folgen Verhaltensweisen: Das Beklagen technischer Widrigkeiten wirkt oft so, als habe der Manager massive Probleme, die er nicht in den Griff bekommt. Bei der direkten Ansprache sind die Methoden Ängste zu schüren und wie ein Verkäufer zu reden ungeeignet: Beides wirkt aufgeblasen und schafft anstelle von Motivation Ablehnung und Distanz. Auch auf technischen Fachjargon sollte aus Gründen der Allgemeinverständlichkeit verzichtet werden. Stattdessen wäre der Wertbeitrag des Projekts und jedes Teilnehmers herauszustellen.
Aus Angst davor bloßgestellt zu werden auf Fragen zu verzichten, erweist sich als ein weiterer Kardinalfehler: Nur so kommen neue Aspekte auf den Tisch, Kollegen werden eingebunden, es entsteht eine Teambeziehung. Würde im Gegenteil niemand eingebunden, würde nicht nur geistiges Potenzial vergeudet, sondern vor allem würden andere Manager und Projektmitarbeiter damit übergangen und verärgert.
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