Flying Disc Empowerment trainiert den Umgang miteinander. Erarbeiten Sie mit mir Ihren "Corporate Spirit"! Erfahren Sie Fairplay als praxisnahe Soft Skill. Details s. Projektkommunikation als kritischer Faktor
Das Project Management Institute (PMI) hat bereits im vergangenen Frühsommer unter dem Titel „Am Puls der Branche“ eine Studie zur grundlegenden Rolle von Kommunikation herausgegeben. Demnach kranken Projekte vor allem an schlechter Kommunikation, bedingt durch die Scheu vor Auseinandersetzungen, wie ein Beitrag auf cio.de verdeutlicht.
Bei einer solchen Sachlage helfen keine gut gemeinten Tipps wie „Lasst uns offen darüber sprechen!“ Es handelt sich vielmehr um Defizite bei den „Soft Skills“, die schwerer zu erlernen sind als Fachwissen. Zudem haben oft weder Ingenieure noch Manager ein großes Mitteilungsbedürfnis.
Jedes 5. Projekt scheitert aufgrund von Kommunikationsfehlern
Doch gerade im Projektmanagement erweist sich der PMI-Studie zufolge effektive Kommunikation als entscheidender Erfolgsfaktor. Das Ausmaß der misslungenenr Verständigung haben die PMI-Autoren nach eigenen Angaben erstmals errechnet, basierend auf einer Befragung von 742 erfahrenen US-Projektmanagern. Demnach gehen mehr als die Hälfte des gesamten Verlustrisikos bei einem Projekt auf Kommunikationsfehler zurück.
Die Beispielrechnung lautete: „Wenn bei einem Projektbudget von einer Milliarde Dollar 135 Millionen mit einem hohen Verlustrisiko behaftet seien, dann entfielen 56 Prozent dieses Risikos auf den Faktor misslungene Kommunikation.“ Daraus folgt, dass jedes fünfte Projekt aufgrund von Kommunikationsfehlern scheitert. Zuvor hatten Beratungsunternehmen wie Forbes, PricewaterhouseCoopers und Towers Watson lediglich nachgewiesen, dass Organisationen grundsätzlich einen negativen Effekt misslungener Kommunikation anerkennen.
Bei der Frage, wie die Kommunikation verbessert werden könnte, geht der erste und wichtigste Hinweis auf Verständlichkeit: Klare Aussagen treffen und schwammige oder unklare Begrifflichkeiten möglicht vermeiden. Dies erhöht bereits deutlich die Aussichten auf einen gelungenen Projektabschluss und dies zeichnet insbesondere erfolgreiche Projektmanager aus. Neben der Detailtreue spielt hierbei vor allem die Fähigkeit eine wichtige Rolle, konsequent eine allgemein verständliche, nichttechnische Sprache zu verwenden.
Ratschläge für eine bessere Kommunikation
Gerade in Projektgruppen arbeiten Fachleute verschiedener Gebiete, für die das Ziel des Projekts und die notwendigen Schritte dazu gleichermaßen verständlich und einleuchtend sein müssen. Zur Gewährleistung, dass alle Beteiligte jeweils auf dem neuesten Stand sind, empfehlen die Autoren der PMI-Studie, dass die dazu notwendigen Prozesse standardisiert werden sollten: Wer erhält wann über welchen Kanal welche Information?
Die cio-Redaktion gibt auf der Basis einer Umfrage der US-Partnerseite www.cio.com vier Ratschläge für eine bessere Kommunikation:
- Verdeutlichen der eigenen Rolle gegenüber allen Beteiligten, inklusive genauer Angabe der Ziele, des Zeitplan und der Leistungskennzahlen
- Sicherstellen der projektinternen Kommunikation unter den Teammitgliedern, inklusive eines Kommunikations-Ablaufplans mit Fristen und Krisenplänen
- Festsetzen regelmäßiger Statustreffen, da kein Messaging- oder Collaboration-Tool das direkte, offene Gespräch von Angesicht zu Angesicht ersetzt
- Unmittelbares in Kenntnis Setzen aller Beteiligten bei Störungen des Ablaufs, Konflikten oder sonstigen Planänderungen
Falls Sie Interesse daran haben, an den Grundlagen der Projektkommunikation auf der Basis einer weitgehend eigenverantwortlichen Mitarbeiterkultur zu feilen, biete ich Ihnen Incentives, Seminare oder Vorträge zu Kommunikation auf Augenhöhe am Beispiel des Frisbeesports an. Wir können mit Managementgruppen an den Soft Skills arbeiten, die gemäß PMI-Report erfolgskritisch sind, sowie an der allgemeinen Verständlichkeit der Sprache und der dabei eingenommenen Haltung. Bei Interesse kontaktieren Sie mich bitte.
