Flying Disc Empowerment trainiert den Umgang miteinander. Erarbeiten Sie mit mir Ihren "Corporate Spirit"! Erfahren Sie Fairplay als praxisnahe Soft Skill. Details s. Staffelläuferprinzip und synchronisierte Prioritäten
Das Dilemma der omnipräsenten Zeit- und Kostenüberschreitung und Auswege daraus beschreibt ein Fachbeitrag auf it-daily.net des Vistem-Geschäftsführers Uwe Techt. Dabei stellt er heraus, eine plangemäße Projektabwicklung – vor allem im Multiprojektalltag – ist nur auf Basis einer entsprechenden unternehmerischen Strategie möglich.
Für die Überschreitungen der Zeit und der Kosten führt Uwe Techt zum einen die Variabilität vieler Parameter an, die nur sehr schwer planbar ist (Wie aufwändig ist die Aufgabe? Wie schnell ist zu erledigen? Welche Änderungswünsche kommen hinzu?), zum anderen aber die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen versuchen, angesichts dieser Unwägbarkeiten Zuverlässigkeit zu vermitteln.
Zuverlässigkeit ist eine Frage der Kultur
Dabei ringen die Projektmanager miteinander um die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, deren Arbeitsaufwand meistens bereits sehr hoch ist. Der Autor beschreibt den Teufelskreis, wonach infolge von üblichen Verspätungen Projekte immer noch früher angesetzt werden, sodass der Arbeitsaufwand weiter steigt. Da Personalkosten hoch sind, tendieren die Ressourcenmanager zudem dazu, die verfügbaren Projektmitarbeiter noch stärker zu belasten.
Last not least führt er „Parkinson’s Law“ an: „Arbeit dehnt sich soweit aus, dass sie die dafür zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt.“ Dies bewirkt, dass individuell eingeplante Zeitpuffer stets voll ausgeschöpft werden, sodass es realistisch keine Aussicht darauf gibt einmal erzielte Verspätungen wieder einzuholen.
Bei seinem Lösungsansatz bezieht sich Uwe Techt auf eine Aussage, die ich vergleichbar bereits bei Niels Pflaeging gefunden habe: In einer komplexen Welt führt die Optimierung von Teilen nicht mehr automatisch zur Optimierung des Ganzen. Dies war in früheren komplizierten Produktionsverfahren der Fall, die dadurch bis hin zur Trivialität vereinfacht werden konnten (Fließbandarbeit). Der Schlüssel zur Optimierung eines komplexen Umfelds aber ist die Vernetzung oder Kommunikation.
Das Paradigma der lokalen Optimierung versagt
Die meisten Unternehmen agieren beim Versuch, ihre Ziele trotz der bekannten Unsicherheiten zu erreichen, noch nach dem „Paradigma der lokalen Optimierung.“ Dadurch kommen Multiprojekt-Mitarbeiter jedoch zwangsläufig in den Konflikt widersprüchlicher bzw. konkurrierender Zielsetzungen. Dies ist zugleich Ursache und Folge einer unbefriedigenden Unternehmenskultur.
Eine ebenfalls gängige, aber sehr kurzfristige Lösung eines solchen Engpasses ist, einem Projekt bis zu seinem Abschluss die höchste Priorität zu geben und Mitarbeiter auf allen Ebenen dazu zwingen, „alles andere stehen und liegen“ zu lassen. Das Ergebnis in einem Multiprojekt-Unternehmen ist leicht abzusehen: Die Zahl der Prio 1-Projekte erhöht sich, der Projektstau wird immer länger – ganz davon abgesehen, dass das sonstige Tagesgeschäft sträflich vernachlässigt würde.
Die Herausforderung des Managements liegt darin, die Arbeitslast der einzelnen Mitarbeiter auf ein vernünftiges Niveau zu reduzieren und einen Teil der Projekte einzufrieren, die nach und nach wieder aufgetaut werden müssen. Uwe Techt nennt die Staffelung der Projekte in der Reihenfolge ihrer strategischen Priorität das „Staffelläuferprinzip“ und kombiniert dies mit der Strategie, Mitarbeiter ausdrücklich nicht mehr nach individueller Termineinhaltung zu beurteilen. Stattdessen sollte das Unternehmen gebündelte explizite Sicherheiten für jedes Projekt ausweisen. Dies muss jedoch den Mitarbeitern glaubwürdig und nachhaltig vermittelt werden. Ein eingeübtes Verhalten ändert sich bekanntlich nicht von heute auf morgen.
Arbeitslast und Unternehmensklima verbessern
Last not least bewirkt die Synchronisierung der Prioritäten, dass die Projekte in der richtigen Reihenfolge gestartet werden, ohne Überlastung der Mitarbeiter, da die Projektmanager sich nicht mehr gegenseitig die Mitarbeiter „ausspannen“, und gewöhnlich ohne Einmischung des Managements. Es sei denn in einer Überlastungssituation wäre nochmals eine Prioritäten-Entscheidung zu treffen. Die Folge dieses Vorgehens sind weniger Reibungsverluste und ein deutlich verbessertes und entspannteres Klima. Auch entfallen dabei oft zeitaufwändige Abstimmungen der Prioritäten, da diese ja im Vorfeld gefällt wurden.
Beeindruckend ist die Kette an Vorteilen, die sich dadurch ergibt: Mitarbeiter können sich im Projektgeschäft verwirklichen, wenn sie ihr Fachwissen ohne übertriebene Zunahme ihrer Arbeitslast einbringen. Die Unternehmenskultur verbessert sich dadurch insgesamt. Projektkosten und -fristen bleiben meist im Rahmen, wodurch das Unternehmen auch ökonomisch profitiert.
Falls Sie sich auf neue Wege im Unternehmensmanagement einlassen möchten, kann ich Sie gerne darin unterstützen, die Kommunikationsstrukturen und Unternehmenskultur entsprechend anzupassen. Gerade im Projektgeschäft spielt die Kommunikation auf Augenhöhe, die laterale Führung, dabei eine wichtige Rolle. Bei Interesse kontaktieren Sie mich bitte.
